如何避免常見的項目管理錯誤？

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項目管理過程中，有許多因素在起作用，包括資源、時間、預算、范圍、需求和利害關系人的反饋等等，是項目經理和團隊每天都要應對的項目要素。雖然項目經理和團隊竭盡全力使項目保持正常運轉，但還是會發(fā)生常見的項目管理錯誤。

在多年的項目工作中，我們總結了8個最常見的項目管理錯誤，并且探討看板如何解決這些錯誤并幫忙扭轉局面。接下來，讓我們來看看這些常見的項目管理錯誤有哪些，以及如何使用看板來解決這些錯誤。

1、不將項目分解為較小的活動

項目開始后，團隊需要知道如何執(zhí)行項目。想象一下，一個團隊受到指派，要為一個大型零售品牌創(chuàng)建一個電子商務商店。僅僅知道他們需要建立一個網(wǎng)上商店，卻不知道具體需要什么，這可能會令人困惑和不知所措。團隊不知道從哪里開始。網(wǎng)上商店需要許多功能，包括訂單處理、庫存管理、履行、產品和定價管理。這些主要功能組還包含子功能。如果對這些內容缺乏清晰的認識，那么團隊將會漫無目的地開發(fā)這些功能，并希望他們能夠做出正確的選擇。

看板項目管理如何幫忙解決這種常見的項目管理錯誤?

以8Manage 看板項目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-kanban.html)為例，你可以將看板添加到你正在使用的項目管理方法上，獲得項目的可視化表示。如果你正在苦惱要用什么項目管理方法，你甚至可以單獨使用看板。因為看板本身是活動驅動的。每個活動、功能或項目都會作為卡片放在看板中。你要讓每張卡片在產品開發(fā)過程中流動。看板的好處不僅是將項目分解成更易于管理的組塊，而且能讓你看到這些組塊的內容。組塊直觀地呈現(xiàn)給團隊，團隊成員消化和執(zhí)行更加容易，不用擔心接下來要做什么。

2、沒有明確劃分項目和活動的優(yōu)先級

項目管理中最常見的錯誤之一是無法確定活動的優(yōu)先級。你可能擅長將項目分解為較小的活動。但是，如果無法傳達哪些活動優(yōu)先于其他活動，那么你的項目可能會失敗。

因為你沒有交付有價值的東西，你的客戶和利害關系人會根據(jù)他們獲得的客戶價值來評估你的產品。優(yōu)先級在確?？山桓冻晒c客戶價值感知掛鉤方面起著重要作用。項目經理應確保他們將活動分解，并按優(yōu)先級排序。這能保證團隊在任何特定時刻所做的工作都能為消費者帶來最大的價值。

在8Manage看板項目管理中，當活動被添加到待辦事項列表中時，它們會按優(yōu)先級排列。位于看板頂部的活動優(yōu)先級更高。團隊從頂部到底部處理待辦事項。優(yōu)先級的確定通常發(fā)生在看板團隊補充會議期間。他們會更頻繁地使用已定義的服務等級，幫助他們在會議期間確定這些活動的優(yōu)先級。

3、無法靈活應對變更

我們都知道，范圍蔓延可能是項目管理中最常見的錯誤之一。但是，我們不打算在這里討論這個問題。相反，我們想強調為什么需要靈活地適應范圍的變更。這并不是說團隊應該同意任何發(fā)生在他們身上的變更。不過，我們需要認識到這個時代要求企業(yè)具備適應市場的敏捷性。

技術進步影響項目范圍，也影響消費者的心態(tài)，他們的要求和期望會迅速發(fā)生改變。對企業(yè)而言，這意味著他們需要快速交付并在項目需要改變路線時進行調整。

響應變化而不是抵制變化是企業(yè)蓬勃發(fā)展的關鍵。但是，企業(yè)需要在響應市場需求和業(yè)務方向變化時找到平衡。這就需要開發(fā)允許需求演進的實踐。團隊及其主要利害關系人共同努力，推進演變。項目團隊需要與利害關系人不斷溝通，確定哪些變更是可接受的，是產品盈利所必需的。

在適應變化方面，某些方法可能過于僵化。有些需要利害關系人的需求簽字。一旦開發(fā)開始，有些方法會“鎖定”功能規(guī)范，不讓其發(fā)生變更?？窗屙椖糠椒ㄕ摀肀ё兏Ｈ绻a品方向發(fā)生任何變更，你就可以創(chuàng)建新的活動卡片，允許團隊成員參與新的活動。此外，看板允許團隊實現(xiàn)持續(xù)交付。一旦活動完成，團隊就能將其發(fā)布到市場中。沒有固定的發(fā)布時間。你將產品或功能推向市場的速度越快，你就能越早得到反饋和響應。

4、召開過多不必要的會議

有沒有想過員工花多少時間參加會議?英國的一項調查顯示，一名員工平均每周花費10個小時來準備和參加會議。這大致相當于4.4次會議，其中約一半是沒有必要的會議。我們似乎相信所有的會議都富有成效。但如果你一整天都在會議室開會，哪里有時間開展實際工作呢?

看板項目管理使你避開不必要的會議，這歸因于項目信息的可訪問性。團隊或組織中的任何人都能看到看板中發(fā)生的事。跳過背景信息，直接查看看板中顯示的詳細信息，這能在會議過程中節(jié)省大量時間。

我們還發(fā)現(xiàn)看板團隊可以即時召開會議，無需為會議預訂會議室。對于團隊來說，合作和接觸團隊成員非常自然，因為他們的活動信息是共享的。

5、不花時間審查流程

另一個常見錯誤是管理者和團隊無法審查他們的工作方式。在項目過程中，項目團隊可能會制造或經歷浪費，包括缺陷、延遲、返工和生產過剩。如果不花點時間認識到這個過程正在產生浪費，那么生產成本將會很高。

另一面是項目復雜性正在上升。美國項目管理協(xié)會PMI估計，具有高復雜性的項目已從2013年的35%上升到2018年的41%。這意味著，過去適合你的流程不一定適用于未來的項目。你可能需要滿足新的交付要求。評估流程，確定其適應這些變化和復雜性的能力，這始終是最好的方法。

看板項目管理原則之一是“同意追求漸進的演進變化”。有了持續(xù)改進的心態(tài)或改善，團隊才能更好地發(fā)展。看板幫助團隊直觀地發(fā)現(xiàn)他們所遇到的低效率問題，促進團隊更好地發(fā)展，還通過持續(xù)交付和反饋循環(huán)幫助團隊應對復雜性。

6、不使用項目管理工具

項目管理工具可以成為你的秘密武器。它能讓你輕松計劃項目，隨時告知項目是否按計劃進行。幫助你更有效地管理團隊活動，促進團隊內部更好的協(xié)作。

如果你使用的是看板，那么你至少擁有一個基礎的項目管理工具——看板圖?？窗鍒D是個很好的工具，因為它以視覺方式呈現(xiàn)項目信息。如果你想把它提高一個檔次，可以使用看板軟件來管理項目。在線看板工具擁有智能界面，允許管理人員和團隊執(zhí)行項目并跟蹤進度。

8Manage看板項目管理工具不僅允許團隊管理其活動，還擁有用于團隊協(xié)作、文檔共享和項目分析的豐富功能。這些功能允許團隊內的無縫工作流程。通過度量標準，團隊可以預測項目日程表并計劃改進方案。

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