如何確保項目有效執(zhí)行？

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在完成項目計劃并制定利害關(guān)系人期望管理的強有力項目計劃之后，你必須開始項目工作。

獲取資源、培訓(xùn)人員后，項目進入執(zhí)行階段。至此，所有項目計劃均已付諸實施，任何變更必須反映在修訂后的項目計劃中。

此階段通常是項目管理從科學(xué)過渡到藝術(shù)的階段。盡管在項目執(zhí)行期間仍然有許多結(jié)構(gòu)化的項目管理任務(wù)，但平衡不同利害關(guān)系人、項目團隊成員和執(zhí)行人員的需求只能被描述為一種藝術(shù)形式。處理不可避免的項目變更和談判微妙的折衷方案不是可選技能，反而是常見之事。

項目團隊

在項目執(zhí)行期間，項目團隊是最大的考慮因素，因為他們正在執(zhí)行項目的技術(shù)工作。在項目管理知識體系(PMBOK)指南的執(zhí)行組中，8個流程中有3個是在項目人力資源知識領(lǐng)域，這就證明了這一點。項目團隊不是機器人，所以很難以結(jié)構(gòu)化的方式逐條列出他們的需求。話雖這么說，但還是有個可供項目經(jīng)理參考的員工應(yīng)對基本框架。

為了確保項目結(jié)果最佳，項目團隊的獲取、開發(fā)和管理是項目經(jīng)理職位描述中最重要的部分之一。項目經(jīng)理必須確保：

? 團隊配備了適合完成工作的工具

? 與其他團隊成員互動良好

? 有動力提供最高質(zhì)量的工作

項目團隊成員需要工作滿意度，有時這似乎是個難以實現(xiàn)的目標(biāo)。受過良好教育的專業(yè)人員需要不斷學(xué)習(xí)的機會和富有挑戰(zhàn)性的工作。管理人員需要知道自己擁有決策權(quán)，而且不會受到削弱;成員們需要知道自己有工作保障。每個人都希望有所作為，他們的貢獻應(yīng)得到認可。

同事、老板和下屬之間的關(guān)系應(yīng)該受到監(jiān)督，確保沒有沖突。如果有人覺得他們需要離開項目，讓自己過得更快樂，那么培訓(xùn)新人的成本幾乎總是比保留現(xiàn)有人員的成本高。

利害關(guān)系人

有許多這樣的例子：項目經(jīng)理認為他們的工作做得很好，項目取得了圓滿的成功，因為項目按時在預(yù)算內(nèi)完成，卻發(fā)現(xiàn)客戶不滿意。實際上，決定項目成敗的是利害關(guān)系人，而不是項目經(jīng)理。因此，利害關(guān)系人的管理至關(guān)重要。

項目管理計劃應(yīng)確定所有利害關(guān)系人，以及確定如何管理他們的期待。在執(zhí)行過程中，按照計劃管理利害關(guān)系人非常重要。如有必要，可以對項目可交付成果進行審查和審批，否則項目可能受阻，無法進入下一個階段。

當(dāng)信息顯示利害關(guān)系人不滿意時，必須采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M行挽救。如果在項目期間必須變更利害關(guān)系人管理，那么應(yīng)更新項目管理計劃。

溝通

在計劃階段制定的溝通計劃是項目管理計劃的一部分，它確定了項目的溝通要求。進度報告、投資者更新等事項必須按照計劃進行。除此之外的任何溝通都是有必要的，特別是當(dāng)意想不到的問題突然出現(xiàn)的時候。

質(zhì)量保證

在執(zhí)行階段，項目經(jīng)理必須審核項目所使用的與質(zhì)量有關(guān)的系統(tǒng)。范圍從小型項目的基本審查和檢查，到大型項目的全面外部審計。質(zhì)量保證與質(zhì)量控制同步進行，質(zhì)量控制旨在衡量項目所產(chǎn)生的最終結(jié)果的質(zhì)量。

強化項目執(zhí)行的管理方法

項目管理既有科學(xué)的成分，又有藝術(shù)的成分。但是，什么是科學(xué)?什么是藝術(shù)?當(dāng)我們了解某件事物的程度不夠充分，不夠深入細致時，該事物的藝術(shù)性較大，反之則科學(xué)性較大。

而技術(shù)則是藝術(shù)的解密者，而技術(shù)又來自于對細節(jié)的知識積累。我們可以據(jù)此去尋求更有效的項目管理理論和方法。

利用合適的現(xiàn)代項目管理軟件是個好方法。8MSaaS PM是目前市面上不可多得的實時交易型項目管理軟件(http://www.8msaas.cn/)。系統(tǒng)強調(diào)對項目實時監(jiān)控，圍繞項目計劃，通過對項目進度、風(fēng)險、問題、質(zhì)量、成本等一系列的監(jiān)控，促成項目計劃和執(zhí)行合二為一，是非常理想的項目計劃、執(zhí)行、監(jiān)控工具。

1、完善的項目工作流

8MSaaS PM提供完整、靈活的項目管理工作流程，支持項目計劃創(chuàng)建的所有工作環(huán)節(jié)。項目經(jīng)理可以在系統(tǒng)上提交項目請求、搭建項目WBS架構(gòu)、制定實施進度計劃等。同時，8MSaaS PM還支持對項目請求、項目計劃的在線審批，里程碑、可交付成果的管理，明確項目成員責(zé)任，極大地提升了工作效率。

2、實時動態(tài)的監(jiān)控平臺

8MSaaS PM基于實時的WBS頁面，項目的計劃、資源等十分清晰，利于項目成員互相監(jiān)督，促進項目的執(zhí)行。

在項目執(zhí)行階段，系統(tǒng)支持項目成員提交可交付成果及填寫完工率，并通過設(shè)置預(yù)警提醒以及逾期提醒等措施，確保項目按照預(yù)先的計劃開展。同時，8MSaaS PM還提供溝通管理功能，項目成員可以對項目存在的問題進行及時的溝通，解決。

3、項目與業(yè)務(wù)一體化

8MSaaS PM支持項目從提議、合同到執(zhí)行的整個過程，在執(zhí)行的過程中，可管理報價與方案、里程碑與服務(wù)水平協(xié)議監(jiān)控，變更請求與影響追蹤、成本、收入及利潤管理款條件，收款、發(fā)票管理、客戶滿意度及續(xù)約管建理等功能與服務(wù)。

項目執(zhí)行是項目管理的重要一環(huán)，8MSaaS PM不僅能對于企業(yè)項目執(zhí)行過程提供強大技術(shù)支持，還讓系統(tǒng)主動服務(wù)整體業(yè)務(wù)，讓項目成員擺脫日常工作空間限制和瑣碎事務(wù)，實現(xiàn)對項目的真正把控與運營管理!

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